RETENCIÓN DE DATOS DE USUARIOS DE GOOGLE ANALYTICS. QUÉ ES Y CÓMO CONFIGURARLO EN TU WEB

 

Como ya sabrás, el próximo 25 de mayo de 2018 entrará en vigor la nueva política de protección de datos, también conocida como RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Esta ley nos obliga a empresas y particulares a realizar ciertos cambios y a adaptarnos a cumplir con una nueva normativa que viene dada desde la Unión Europea.

Y aunque no te lo creas, grandes empresas, como Google o Facebook, están obligadas a adaptarse también. Es precisamente la empresa de la gran G, la que hoy nos trae hasta aquí, hasta esta entrada del blog, para hablar del control de la retención de datos de usuarios y eventos.

Pero, un momento ¿aún no sabes qué es la RGPD? Madre mía, ponte un café y acomódate, porque tienes para rato. Con este tema hay mucha tela que cortar. Y mucha literatura para leer en las redes. En Ruiba Media estamos como locos adaptando las webs de los clientes a la RGPD y nos ha pillado el toro. No nos ha dado tiempo a terminar el post que habíamos preparado para ello. Un mega post, la guía definitiva. Discúlpanos. Pero como va a ser una buena herramienta de ayuda para los que queráis adaptaros a la nueva normativa, aunque sea pasada la fecha,  lo publicaremos igualmente en cuanto tengamos el texto terminado. Prometido.

Pero volvamos al tema del post: Google Analytics y la retención de datos de usuarios y eventos.

Google ya venía avisando tiempo atrás sobre los cambios que aplicará en Analytics. Y son cambios importantes.

Así que, si eres usuario de Google Analytics y no quieres perder el histórico de datos de tu web para luego hacer estudios, análisis y comparativas que te permitan trazar estrategias para tus campañas de marketing online, sigue leyendo, que esto te interesa.

Como usuario (administrador) de Google Analytics habrás recibido probablemente (y digo probablemente porque sabemos que hay quien no lo ha recibido, entre los que nos incluimos nosotros) un email en el que te avisan que se acercan cambios en la herramienta de analítica. Tampoco concretan demasiado.

Por eso, en este artículo te vamos a hablar de esos cambios de manera más específica, ya que requiere de tu intervención si no quieres perder los datos.

Como dijo Jack “el destripador”: “Vayamos por partes”.

Google Analytics y la RGPD (o GDPR)

 

Con la nueva normativa europea, Google se ve obligada a realizar ciertos cambios. Estos afectan a la información que almacena de cada visitante de las webs en sus servidores. O lo que es lo mismo: desde ahora, la multinacional tiene la obligación de borrar la información que guarda nuestra como usuarios después de un tiempo.

Como navegantes y ciudadanos, esto lo vemos como una buena noticia, ya que mejora ciertos aspectos relacionados con la privacidad de nuestra actividad online.

Como administradores de cuentas de Google Analytics no se ve tan bueno ¿verdad? Especialmente si eres de los que usan ese histórico de datos para realizar comparativas y con ello programar estrategias de márketing online.

Una de las cosas que seguro que te ha llamado la atención de ese correo de Google que antes citábamos, es que te pide que ejecutes acciones. Eso ya nos indica que la cosa es seria. Hasta ahora, bastaba con “aceptar los nuevos términos y condiciones” y listo. Pero ahora tienes que saber lo que haces.

Con la nueva ley, como propietario de un sitio web, blog, tienda online, plataforma digital, portal de noticias, etc, tienes que ser más proactivo, estar bien informado y actuar para proteger el derecho a la privacidad de tus visitantes.

En el caso de Google, esto se traduce en la configuración, uso y duración de las cookies que almacena en sus servidores de cada uno de los visitantes de tu web. Y por si no ha quedado ya claro entre líneas, lo decimos abiertamente: esto te obliga además a modificar el texto del aviso de cookies que tengas instalado en tu web.

El típico texto de “aceptas nuestras cookies…” ya no puede ser una copia-pega de otra web.

Ahora tiene que cumplir con la normativa de consentimiento explícito. Es decir, tienes que informar puntual y verazmente de lo que harás con los datos recopilados de los internautas que te visiten. Esto es a nivel global, no solo de Analytics. Si no te has puesto ya a ello, permítenos decirte que tienes mucho trabajo por delante, la verdad. Y si estás leyendo esto, en cuanto al plazo, a ti también te ha pillado el toro.

¡Pero no me digas que en tu web no tienes textos alusivos al aviso legal, política de privacidad y política de cookies! Si no sabes de qué te estamos hablando, coge el teléfono inmediatamente y llámanos. Tu web es ilegal, no cumple con una normativa básica y la multa que te puede caer no será menor de 6.000€. Luego no digas que no te hemos avisado.

¿Qué es el control de retención de datos de usuarios de Google Analytics?

 

La multinacional a partir del día 25 de mayo de 2018 –aunque en el panel de control de Google Analytics de algunos administradores lleva ya unos días funcionando- va a activar unos controles con los que vas a poder configurar el tiempo que sus cookies se almacenan en los dispositivos de los visitantes de tu sitio web. Esto te afecta, claro está, si tienes instalada la API de Google Analytics, la herramienta de analítica web de Google, en tu página.

Si no es así, si no tienes instalado Google Analytics, permítenos que te digamos que no estás gestionando tu web de manera profesional. Y que además, estás dejando escapar una información muy valiosa y de gran ayuda a la hora de establecer tus estrategias de comunicación online. Te prometemos otro post explicando bien cómo configurar Google Analytics y cómo sacarle partido a los datos obtenidos.

Los datos de usuarios se eliminarán automáticamente

 

Para que cómo administrador de una cuenta de Google Analytics puedas acceder a los datos sobre las visitas y eventos generados en tu web, Google guarda dicha información en sus servidores. Sin embargo, el RGPD, obliga a Google a eliminar dicha información de sus bases de datos a no ser que sus usuarios (tú como administrador de una cuenta de Analytics) especifiques lo contrario.

Explicado más clarito y sin rodeos: Google eliminará  de Analytics los datos de las visitas a tu web pasados 14 meses a no ser que, como usuario, indiques lo contrario. Si Google elimina de manera automática y mensualmente los datos de Analytics alojados en sus servidores, tú no podrás acceder a ellos ya que se habrán eliminado de la interfaz del administrador de la cuenta.

Para evitar que dichos datos se borren y perdamos el histórico de nuestras visitas, tendremos que especificar a Google hasta cuándo queremos que los guarde.

¿Cómo configurar los controles de retención de datos en Google Analytics?

 

Es muy sencillo. No obstante, te lo vamos a explicar paso a paso.

Accede a tu cuenta de Google Analytics como administrador. Una vez dentro del panel de control, en la página principal, ve a “administrar” (abajo del todo) y accede a la propiedad en la que quieras trabajar. Verás que hay una columna en el centro llamada “información de seguimiento”. Al desplegarla aparecerá la nueva opción de “retención de datos”.

Ya sabes: panel de administración / propiedad / información de seguimiento / retención de datos.

Bien ¿ya estás ahí? Pues ahora te tienen que salir dos opciones:

 

1ª – Retención de datos de usuarios y eventos.

En esa opción encontraremos a modo de desplegable la lista con los periodos estándar para seleccionar. Por defecto viene marcado 26 meses. Las opciones son 14, 26, 38, 50 meses, que no expiren automáticamente.

Si bien la última es la opción más atractiva, la de que no caduquen nunca, en Ruiba Media creemos que esto choca con la directiva expresa de la RGPD sobre consentimiento inequívoco acerca del periodo de almacenamiento de los datos. Así que la elección del periodo la dejamos en tus manos.

 

2ª – Restablecer con cada actividad nueva.

Nuestro consejo es que la tengas activada. ¿Qué significa? Pues que cada vez que un internauta acceda a tu web, se inicia una sesión nueva dentro de ese periodo que hayas elegido. Es decir, el contador de tiempo se le vuelve a poner a cero y tendrán que pasar de nuevo los 14, 26, 38 o 50 meses que hayas seleccionado para que se eliminen sus datos.

Muy mal lo tienes que estar haciendo si no consigues que tus visitas vuelvan a tu página en un periodo superior a 14 meses. Eso es que tu contenido ya no les interesa. Malo, malo, ¿verdad?

Luego no se te olvide darle a guardar para que se fijen los cambios. Con esto, ya no perderás el histórico de datos de Google Analytics y ambas partes cumpliréis con el RGPD que entra en vigor el 25 de mayo de 2018. Es decir, ya mismo.

Y hasta aquí, 1476 palabras para explicarte qué es la retención de datos de Google. Esperamos no haberte dormido con el texto, que te haya parecido útil y que te resulte sencilla la implementación de los cambios. Los cuales esperamos que hagas inmediatamente.

Si tienes cualquier duda o complicación con esto de la retención o la implementación de la nueva normativa de protección de datos en tu sitio web, no dudes en llamarnos o mandarnos un correo electrónico. No uses el formulario de contacto que, como puedes ver, “en casa del herrero, cuchillo de palo”. Hemos implementado los cambios en las webs de todos nuestros clientes y no nos ha dado tiempo a hacerlo en la nuestra. ¡Pero lo haremos!.

Además, agradeceremos –y contestaremos- todo comentario o sugerencia que nos dejes al pie de este artículo.

Un saludo y hasta el próximo post.

 

Este artículo se ha escrito a partir de una interpretación de la información pública distribuida por Google. No es asesoramiento de tipo legal. No nos hacemos responsables de los usos indebidos ni interpretaciones que el lector pueda hacer del mismo.